Смена юридического адреса для ООО

Адрес компании указывают в уставных документах и ЕГРЮЛ, по нему контрагенты, госорганы направляют корреспонденцию. Поэтому если фирма меняет местонахождение, нужно правильно оформить это юридически.

Выбор нового юридического адреса

Когда нужна смена юридического адреса для ООО, первый шаг — найти подходящее помещение, где будет располагаться офис фирмы. Это место, где формально располагается управленческий «штаб» общества с ограниченной ответственностью. К нему предъявляют требования:

1. Объект должен быть капитальным строением, годным к эксплуатации. Подойдет как нежилое здание (офисный центр, склад, производственный цех), так и жилая недвижимость.

2. Юридический адрес можно оформить в доме или квартире, если жилье принадлежит гендиректору ООО или участнику с долей от 50 %. Причем у собственника должно быть право пользования этим жильем, подтвержденное пропиской или договором, заключенным с арендодателем.

3. При выборе нежилого объекта стоит проверить, не числится ли он в списках массовой регистрации фирм. Налоговая с подозрением относится к таким местам, вправе отказать в корректировке сведений ЕГРЮЛ.

Для производственных организаций эти варианты не подходят. Их «прописка» должна быть строго в помещении, которое относится к категории производственных.

Заполнение документов

Следующий этап — сбор нужных бумаг. Основной пакет документов для смены адреса ООО включает:

1. Протокол общего собрания собственников долей в компании. Повестка дня — смена юридического адреса. Единственный участник имеет право сформировать решение от своего имени.

2. Внесение корректировок в устав фирмы, если там указан юр. адрес. В противном случае менять учредительный документ не надо.

3. Заявление в ИФНС в двух экземплярах. Для него разработана форма Р13014. Подлинность подписи заявителя должен заверить нотариус.

4. Выписка из ЕГРН, гарантийное письмо собственника помещения, договор аренды. Правоустанавливающие документы на юридический адрес.

5. Чек или квитанция, подтверждающие оплату государственной пошлины.

Правильно подготовленные документы — залог успешной смены юр. адреса ООО. Малейшая ошибка или недочет приведут к приостановке регистрации или отказу со стороны налоговой.

Оплата госпошлины

Размер государственной пошлины за корректировку данных в ЕГРЮЛ составляет 800 рублей. Однако платить ее нужно не всегда. Взнос в бюджет не обязателен, если:

1. Устав остается без изменений. Когда собственники прописали в учредительном документе только регион или город, «переезжают» в пределах этих территорий.

2. Документы подаются по электронным каналам — через портал ФНС, МФЦ или сайт Госуслуг. Тут нет разницы, вносятся ли коррективы в устав ООО.

Обязанность уплаты госпошлины зависит от способа подачи пакета документов, необходимости менять устав. Но лучше заранее уточнить этот вопрос у юристов, чтобы избежать возврата документов налоговой из-за неоплаченного сбора.

Подача документов в ИФНС

Когда пакет документов собран, можно приступать к следующему шагу — уведомлению ИФНС о корректировке местонахождения компании. Закон дает на это 7 рабочих дней. Направить документы можно такими способами:

1. Лично в налоговую инспекцию по месту регистрации ООО. Удобно, если офис компании находится недалеко от ИФНС.

2. По почте ценным письмом с описью вложений. Дата отправки будет считаться днем подачи документов.

3. Через МФЦ или нотариуса. Специалист поможет проверить бумаги, при необходимости заверит копии, подпись заявителя.

4. В электронном виде через сайт ФНС или Госуслуги. Понадобится квалифицированная ЭЦП руководителя ООО или доверенного лица.

Какой бы способ ни был выбран, важно не пропустить срок подачи документов. Иначе налоговая может оштрафовать компанию на сумму до 5000 рублей.

Отражение корректировок в ЕГРЮЛ

После того, как документы поступят в ИФНС, регистрирующий орган должен в течение 5 рабочих дней внести запись о корректировках в ЕГРЮЛ. Если с бумагами все в порядке, процедура пройдет без задержек. Узнать о том, что новый адрес отражен в реестре, можно тремя способами:

1. Дождаться письма из налоговой о внесении изменений, которое поступит на e-mail, указанный в заявлении.

2. Заказать выписку из ЕГРЮЛ на сайте ФНС или через сайт проверки контрагентов.

3. Получить оригинал устава с отметкой ИФНС о регистрации изменений (если устав менялся).

Стоит внимательно проверить новые сведения в ЕГРЮЛ. Если инспектор допустил ошибку или неточность в адресе — это повод для обращения в ФНС с целью исправления реестра.

Действия после смены юридического адреса

Регистрация нового юр. адреса — важный, но не финальный этап процедуры. Чтобы полностью легализовать новое местонахождение компании, предстоит выполнить еще ряд шагов:

1. Уведомить банк, где у ООО открыт расчетный счет. Необходимо предоставить в финансовое учреждение выписку из ЕГРЮЛ с новым адресом. На основании этих документов банк внесет актуальные данные в свою систему.

2. Сообщить об адресных изменениях в фонды — Социальный и Медицинского страхования. Как правило, ФНС направляет сведения из ЕГРЮЛ в эти структуры самостоятельно. Но лучше перестраховаться, самим подать заявления по утвержденной форме.

3. Заказать новую печать компании, если на ней был указан полный юридический адрес. По закону наличие печати для ООО не обязательно. Но если фирма ей пользуется, стоит позаботиться о замене штемпельных изделий.

4. Переоформить лицензии, сертификаты, другие разрешительные документы, в которых фигурировал старый адрес ООО. Это нужно, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

5. Проинформировать контрагентов о переезде компании. Особенно тех, с кем заключены долгосрочные договоры. Можно разослать уведомления о смене реквизитов по электронной почте или составить дополнительные соглашения к действующим контрактам.

6. Внести корректировки на сайт, в рекламные материалы, на вывески офиса. Везде, где встречается старый адрес организации, его нужно актуализировать. Это исключит путаницу, недопонимание со стороны клиентов, партнеров.

Своевременное выполнение этих шагов позволит полноценно перейти на новый юридический адрес. Компания сможет работать по другому местонахождению абсолютно легально, без риска претензий от госорганов и делового окружения.

Возможные трудности и пути их решения

Смена юр. адреса ООО — достаточно сложная процедура, в которой есть свои подводные камни. Сам процесс регистрации изменений может затянуться по разным причинам:

1. Ошибки в документах. Например, неверно заполненное заявление, отсутствие обязательных сведений или приложений. В этом случае ИФНС вынесет решение о приостановлении процедуры. Компании дадут 3 месяца на исправление недочетов.

2. Непредставление документов в срок. Если не уложиться в отведенные 7 дней, налоговая вправе отказать во внесении записи в ЕГРЮЛ. Дополнительно возможен штраф за непредоставление сведений — от 5 до 10 тыс. рублей.

3. Предоставление недостоверных сведений. За попытку внести в ЕГРЮЛ ложные данные об адресе юридического лица грозит штраф до 50 тыс. рублей. А руководителя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.

4. Неоплаченная госпошлина. Без квитанции об уплате сбора документы не примут. Поэтому лучше позаботиться об оплате заранее, а платежку приложить к основному пакету.

Проблемы могут возникнуть и после завершения процедуры. Нередки случаи, когда налоговая вносит изменения с ошибками. Чтобы исправить неточности в ЕГРЮЛ, придется подать заявление в ИФНС в свободной форме с просьбой устранить недочеты.

Если неверные сведения попали в реестр по вине самой компании, то ошибку придется исправлять как недостоверные данные. То есть заново готовить документы, проходить всю процедуру сначала.

Заключение

Смена юридического адреса ООО — процесс трудоемкий, но необходимый, когда компания решает сменить прописку. Ключевые этапы процедуры:

1. Выбор нового помещения, подходящего под требования закона.

2. Подготовка пакета документов — решения, заявления, устава, права на объект.

3. Оплата госпошлины за регистрацию изменений в ЕГРЮЛ (если она требуется).

4. Подача бумаг в ИФНС одним из доступных способов в течение 7 рабочих дней.

5. Контроль отражения нового адреса в реестре по истечении 5 дней с момента подачи.

Несмотря на сложность, смена юрадреса под силу любому ООО. Главное — четко следовать требованиям закона, не допускать ошибок в документах, пристально следить за каждым этапом. Тогда обновленные данные об адресе благополучно попадут в ЕГРЮЛ, а компания сможет законно работать по новому месту нахождения.